Организиран ли си в работата си?
Ако често закъсняваш за работа и най-редовно пропускаш крайни срокове, няма съмнение, че има какво да се желае от организацията ти.
Обаче има и по-незабележими неща, които може би пропускаш и които също са знаци, че ти липсва организация. Ето няколко въпроса, които ще ти помогнат да определиш дали не си по-неорганизиран, отколкото си мислиш:
1. По-малко от 60% от работния си ден ли посвещаваш на най-важната част от работата си?
2. Често ли се случва да оставяш съобщенията на клиентите/колегите/шефовете без отговор повече от 24 часа?
3. Случва ли ти се да не знаеш откъде да започнеш работата по даден проект?
4. Имаш ли в списъка си със задачи неща, които стоят там от повече от седмица? А от месец?
5. Случвало ли ти се е да ръководиш среща, без да си съставил дневен ред за нея?
6. Повече от 15 минути ли минават от момента, в който пристигнеш на работа, до момента, в който започнеш да работиш?
7. Ако трябва да те заместят, ще бъде ли необходимо за заместника ти да ти звъни постоянно, за да те пита кое къде да намери?
Ако на който и да било от тези въпроси си отговорил с „да”, това значи, че е възможно организацията ти да не е на достатъчно добро ниво и това да се отразява зле на работата ти.
Дотук добре. Какво да правиш обаче, ако си установил, че ти липсва организация?
Отдели й време
Ако смяташ да работиш по организираността си, това няма да стане, без да отделиш време. Отбележи в календара си по един час всеки ден в продължение на една седмица. Запази тези часове за работа по организацията ти, най-добре в писмен вид. Това може да ти изглежда загуба на време, но всъщност така си спестяваш време за в бъдеще.
Какво да направиш по всеки от 7-те въпроса:
1. По-малко от 60% от работния си ден ли прекарваш, занимавайки се с най-важната част от работата си?
Ако отговорът е „да”:
Трябва ти план за деня.
Той също не е загуба на време. Когато веднъж обхванеш с поглед всичко, което имаш да свършиш за деня, това ти дава усещане за определена цел и край на работния ден. Обратно, ако нямаш план, денят може да ти изглежда безкраен.
Планирането и организирането на работата ще ти помогнат например да посветиш поне 60% от времето си – или дори повече – на най-важната част от работата си.
2. Често ли се случва да оставяш съобщенията на клиентите/колегите/шефовете без отговор повече от 24 часа?
Ако отговорът е „да”:
Постави си за цел да отговаряш по-бързо.
Дори да нямаш възможност да дадеш отговор на писмо или обаждане веднага, поне се свържи с човека, който очаква отговора ти, за да му кажеш, че ти е необходим още един ден. Контактът в рамките на 24 часа е важен за добрите работни взаимоотношения.
Можеш например да си отделиш 15 минути след обедната почивка и още толкова в края на деня специално за тази работа.
3. Случва ли ти се да не знаеш откъде да започнеш работата по даден проект?
Ако отговорът е „да”:
Не се паникьосвай и направи план.
Това е като с работния ден – като обхванеш целия проект в няколко точки, можеш да ги подредиш по важност и да започнеш работа по-най-важните или по тези, от изпълнението на които зависи да преминеш към следващите. Така работата придобива структура и се разделя на по-малки части, които изглеждат по-лесни за изпълнение.
4. Имаш ли в списъка си със задачи неща, които стоят там от повече от седмица? А от месец?
Ако отговорът е „да”:
Спри да отлагаш.
Ако в календара ти има задачи, които стоят там от преди Нова година, време е да ги разчистиш. Но това не значи да правиш такива акции три пъти годишно. Напротив, отдели си време – всеки ден или всяка седмица, в зависимост от работата ти, – в което да отделяш внимание специално на пренебрегваните задачи.
След като веднъж разчистиш старите задачи, постави си за цел да не оставяш едно нещо да стои неизпълнено в списъка ти повече от седмица-две (в зависимост от вида на работата ти).
Това е много важно, защото колкото повече отлагаш нещо, толкова повече стрес и излишно бързане ще ти създаде то.
5. Случвало ли ти се е да ръководиш среща, без да си съставил дневен ред за нея?
Ако отговорът е „да”:
Не губи времето на другите.
Дневният ред на една среща е гаранция, че няма да се пропусне нищо важно. Ако ти си отговорен за срещата, подготви предварително точките, които би искал да се обсъждат, за да не губиш както своето време, така и времето на колегите си.
6. Повече от 15 минути ли минават от момента, в който пристигнеш на работа, до момента, в който започнеш да работиш?
Ако отговорът е „да”:
Не губи времето си сутрин.
Ако сутрин минават повече от 15 минути от пристигането ти в офиса до започването на работата, значи губиш това време. Дали е в разговори, кафе или подреждане на бюрото – това няма значение. Въпросът е, че часовете рано сутрин са много продуктивни и не е добра идея да ги пропиляваш.
Едно от нещата, които можеш да направиш, е да подготвяш работното си място от предишния ден. В края на деня отдели пет минути, за да подредиш папките, да изхвърлиш ненужните листи и да подредиш важните, да избършеш петното от кафе в ъгъла на бюрото и да си намериш нов химикал, защото старият е свършил. Ще се изненадаш колко време могат да ти спестят такива дребни на пръв поглед неща.
7. Ако трябва да те заместват, ще бъде ли необходимо за заместника ти да ти звъни постоянно, за да те пита кое къде да намери?
Ако отговорът е „да”:
Бъди по-организиран.
Във всеки един момент работата ти трябва да е така организирана, че да не пострада, ако я предадеш на друг човек. Болнични, неочаквана ваканция или изненадващо повишение – това са неща, които не можем да предвидим. Затова във всеки момент трябва да сме готови да оставим работата си в ръцете на друг.
Защо да си организиран?
Организацията не е нито нещо маловажно, нито нещо лесно. Но ако успееш да постигнеш задоволително ниво на организираност, ще видиш как времето ти сякаш ще стане повече, а стресът ще намалее.
снимки: sxc.hu
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
;
